Перше враження від бізнес-заходу формується не на сцені, а біля стійки реєстрації. QR-квитки давно стали стандартом, але сама технологія не рятує, якщо зона входу спроєктована навмання.
Що врахувати організатору
Рахуйте пікове навантаження. Одна точка реєстрації обробляє 100-150 гостей на годину. Але 60-70% учасників приходять у перші півгодини, тож для конференції на 500 осіб потрібно щонайменше 4-5 точок.
Розводьте потоки. Окремі стійки для спікерів, преси та VIP знімають половину напруги. Черга не має впиратися в двері чи гардероб.
Живлення та зв’язок. Розетка на кожну точку, резервний Wi-Fi і обов’язковий офлайн-режим у системі чекіну – інтернет на локації підводить регулярно.
План Б для гостей без QR. Пошук за прізвищем чи телефоном, повторна відправка коду, реєстрація walk-in просто на вході. Реєстрацію не варто закривати до кінця події.
Бейдж як інструмент нетворкінгу. Для бізнес-аудиторії оптимальний формат – ім’я, прізвище, компанія, посада. Кольорові мітки за типом квитка допомагають хостес не плутатися.
Персонал і репетиція. Хостес на кожній точці плюс технічний фахівець. Інструктаж – за день, а не за п’ять хвилин до відкриття дверей.
П’ять сервісів, які вам допоможуть з чекіном
RegToEvent.com – платформа повного циклу на ринку з 2014 року: сайт події, продаж квитків, QR-квитки, чекін із друком бейджів і застосунок для нетворкінгу. За заявою компанії, через сервіс зареєстровано понад 850 тисяч гостей.
Checkin.com.ua – вузькоспеціалізована послуга виїзної реєстрації «під ключ»: обладнання, термодрук бейджів, технічний супровід на локації. Заявлена швидкість – близько 4–5 секунд на гостя.
TicketsCRM.org – квиткова система для організаторів і майданчиків: схеми залу, тайм-слоти, промокоди, чекін зі смартфона. Тарифікація – відсоток від проданого квитка, без абонплати.
EventCRM.org – all-in-one рішення, де до квитків і чекіну додано застосунок учасника, приватні трансляції та інтерактивний Live Wall для екранів у залі.
EventBadgePrint.com.ua – сервіс, що зводить бази з різних квиткових майданчиків в одну систему чекіну. Корисно, якщо квитки продавалися паралельно через кілька сервісів або власну CRM.